UNSERE HOMEOFFICE-TOOLS FÜR DIE ARBEIT REMOTE
Da unsere Teammitglieder fast alle in verschiedenen Städten wohnen, ist die Remote-Arbeit für uns schon lange Bestandteil unseres Alltags. Unsere Expertise darin, über große räumliche Distanzen hinweg eng zusammenzuarbeiten, möchten wir mit euch teilen. Dafür haben wir die unserer Meinung nach besten Homeoffice-Tools für die Arbeit remote zusammengestellt. Diese haben wir kategorisiert in:
- Kommunikation,
- Zusammenarbeit und
- Organisation.
1. TOOLS FÜR DIE KOMMUNIKATION SIND DAS A UND O
Wenn wir eins gelernt haben, dann wie wichtig es ist, mit seinen Kolleg:innen in Kontakt zu bleiben und die Kommunikation so einfach wie möglich zu gestalten.
DAS ZURUF-HOMEOFFICE-TOOL: SLACK
Was wir am meisten an dem Messaging-Dienst schätzen: die Unkompliziertheit. Die Kommunikation ist nicht so förmlich wie in E-Mails, man kann sich unnötige Floskeln und aufwändige Formatierungen sparen. Dadurch fallen die Nachrichten in der Regel kürzer aus – was die Kolleg:innen wiederum reaktionsfreudiger macht. Alle im Team sind einfach erreichbar und antworten, sobald sie kurz Zeit dafür finden.
Weitere Vorteile von Slack
- Einfache Möglichkeit für Gruppennachrichten
- Benachrichtigungen sind präsent, aber nicht störend
- Dank Mobile App ist man bei Bedarf auch von unterwegs erreichbar
- Mit der Mobile App kann man schnell reagieren, ohne den Laptop aufklappen zu müssen
KÖNNT IHR MICH SEHEN? HOMEOFFICE-TOOLS FÜR VIDEOCALLS
Zugegeben: Unser Team ist sich nicht bei jedem Tool einig. Microsoft Teams hat sich bei uns jedoch nach langem Experimentieren mit WebEx und Zoom durchgesetzt. Videocalls sind für die gemeinsame Arbeit unabdingbar und ein entsprechendes Tool gehört somit zur Grundausstattung des virtuellen Arbeitsplatzes. Durch die nahtlose Anbindung an Outlook und den darin enthaltenen Kalender hat Teams letztendlich das Rennen gemacht.
Neben einer stabilen Verbindung schätzen wir darüber hinaus alle drei Tools für die Möglichkeiten von
- Breakout Sessions
- Screensharing
- Bildschirmaufzeichnungen
2. WENN HOMEOFFICE-TOOLS FÜR TEAMWORK GEFRAGT SIND,
… brauchen wir im Homeoffice vor allem Tools für die gemeinsame, strukturierte Planung und Dokumentation. Je nach Anwendungsbereich nutzen wir hier unterschiedliche Softwares.
DAS UNENDLICHE ONLINE–WHITEBOARD: MIRO
Miro ist definitiv einer unserer Favoriten, wenn es um Kollaborationssoftwares geht. Und definitiv auch außerhalb der Homeoffice-Tools ein wahrer Game Changer. Ob für Brainstormings, strategische Planung oder die Darstellung agiler Prozesse – mit diesem Tool können Teammitglieder in Echtzeit und asynchron arbeiten. Es vermittelt das Gefühl, live vor dem gleichen Whiteboard zu stehen, obwohl jede:r am heimischen Schreibtisch sitzt. Man kann den Fortschritt von Projekten visuell festhalten und dokumentieren, welche Prozesse und Optionen das Team bereits durchdacht und bearbeitet hat.
Was wir an Miro außerdem schätzen:
- Intuitiv in der Handhabung
- Die Möglichkeit, Anhänge einzufügen
- Viele optionale Schnittstellen, z. B. zu Jira
- Sehr viele coole Features, beispielsweise kann man seit Neuestem ein Foto von seinem realen Whiteboard mit echten Post-its machen, es bei Miro hochladen und innerhalb weniger Sekunden finden sich alle fotografierten Zettelchen samt Beschriftung auch auf dem virtuellen Board. We like!
TOOL-STANDARD DER INDUSTRIE: JIRA UND CONFLUENCE
Die beiden Tools stehen bei uns nicht nur in Zusammenhang mit der Remote-Arbeit, sondern sind absoluter Standard. Trotzdem sollten sie auch an dieser Stelle Erwähnung finden. Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das die Zusammenarbeit im Team vereinfacht. Man kann beispielsweise Kanban– oder Scrum-Boards erstellen und Workflows unkompliziert abbilden. Confluence hat einen Wiki-ähnlichen Aufbau und dient zur Dokumentation von … so ungefähr allem.
Benefits von Jira und Confluence
- Eine Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten
- Teammitglieder können Vorgänge jederzeit nachvollziehen
- Jira und Confluence ergänzen sich super und funktionieren am besten im Duo
Ihr möchtet mehr über die beiden Systeme erfahren und lernen, wie man sie professionell aufsetzt, anpasst und am sinnvollsten miteinander verbindet? Dann ist unser Jira & Confluence Training genau das Richtige für euch.
SCHAU DOCH BITTE MAL KURZ! TEAMVIEWER
Wenn man nicht im gleichen Büro sitzt, kann die IT-Abteilung bei einem unvorhergesehenen Problem nicht kurz über die Schulter schauen und helfen. Hier kann die kostenlose Software Teamviewer helfen. Sie macht Fernzugriff und -steuerung eines Computers möglich und hat einige Kolleg:innen bereits vor dem ein oder anderen grauen Haar bewahrt. Das Homeoffice-Tool für IT-Support zu Hause und der Industriestandard für IT-Consulting.
Vorteile Teamviewer
- Auch der Zugriff auf mobile Geräte ist möglich
- Client-to-Client-Datenschutz und Zwei-Faktor-Authentifizierung
3. ORDNUNG IST DAS HALBE LEBEN, WIR HABEN DIE HOME-OFFICE TOOLS DAFÜR
Für die andere Hälfte hat man Apps. Die beiden folgenden Softwares können euch dabei helfen, strukturiert und gut organisiert zu arbeiten.
DAS ANTI-ZETTELWIRTSCHAFT-TOOL: GENIUS SCAN
Diese App ist der Scanner für die Jackentasche und macht bei uns vor allem die Buchhaltung glücklich. Ihr könnt Dokumente mit einem Klick per Smartphone einscannen, direkt als PDF speichern und verschicken. Das vereinfacht administrative Aufgaben enorm.
Was für Genius Scan spricht:
- Intuitive Bedienung
- Optimale Texterkennung – aus Scans lassen sich durchsuchbare PDF-Dokumente erstellen
WENIGER CHAOS IM KOPF MIT DEM TODOIST-TOOL
Wer sowohl beruflich als auch privat immer eine lange To-do-Liste vor sich herschiebt und das Gefühl hat, dass alle Tage zu wenig Stunden haben, um alles zu schaffen, dem könnte Todoist gefallen.
Zwar schenkt euch das Tool keine 25ste Stunde am Tag – aber es hilft dabei, den Überblick zu behalten, die wichtigsten Dinge zu priorisieren und strukturiert abzuarbeiten. Ihr sammelt jedes To-do in dem Aufgabenmanager, könnt es somit vorerst aus eurem Kopf streichen und trotzdem sicher sein, nichts zu vergessen. Wenn die Zeit reif ist, erinnert euch Todoist verlässlich daran.
Weitere Vorteile von Todoist
- Synchronisation mit mehreren Geräten möglich
- Einfache Bedienbarkeit
- Schnittstellen zu anderen Anwendungen möglich, z. B. Kalender, Dropbox, etc.
UND SONST SO?
Keine Softwares, aber trotzdem nützlich und von unserem Team empfohlen.
KEINE VERPASSTEN ANRUFE MEHR: LADESTATION UND HALTERUNG FÜRS SMARTPHONE
Mit einer (am besten kabellosen) Ladestation, die das Smartphone gleichzeitig in einem praktischen Winkel hält, hat man es immer im Blick, ohne aktiv draufschauen zu müssen. Das erspart die Suche nach dem Handy auf dem Schreibtisch sowie die regelmäßigen Kontrollblicke nach verpassten Anrufen.
FOCUS ON, SURROUNDING OFF: DER RICHTIGE SOUND AUF DEN OHREN
Was uns außerdem hilft, in einen produktiven Workflow zu kommen und die Umgebung – sei es der rasenmähende Nachbar im Garten oder die vor-sich-hin-piepende Spülmaschine – für eine Weile auszublenden, sind passende Beats auf den Ohren. Unter Stichworten wie Konzentration, Focus oder Study findet ihr bei Musik-Streaming-Diensten gute Playlists, die euch dabei helfen können, fokussiert zu arbeiten. Einige Kolleg:innen schwören auch auf Hintergrundgeräusche wie Meeresrauschen oder Regen.
ALSO:
Homeoffice-Tools starten, Konzentrationssoundtrack an und ran an die Arbeit!
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