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Vertragsgestaltung bei der agilen Zusammenarbeit

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Vertragsmanagement – agile Verträge mit Dienstleistern

Verträge gelten seit langem als feste Instrumente mit klaren Mandaten und schwerwiegenden Folgen bei Nichteinhaltung. Jahrelang gab es eine unerschütterliche Starrheit in der Art und Weise, wie Verträge verhandelt, entworfen und verwaltet wurden. Die Idee war, dass die Parteien die vertraglich festgelegten Verpflichtungen als fest anerkennen, wobei die Leistungsregeln klar festgelegt sind und einen nahezu perfekten Gehorsam erfordern. Im Allgemeinen waren Preis, Umfang und Laufzeit des Vertrages klar definiert, und es gab wenig oder gar keinen Spielraum für Abweichungen.

Obwohl dieser traditionelle Vertragsansatz nach wie vor existiert, gibt es eine zunehmende Abkehr von dieser Stringenz, da die Einhaltung dieser strengen Grundsätze zu kostspieligen und zeitaufwändigen Vertragsstreitigkeiten geführt hat. Anstatt viel Zeit mit Verhandlungen und Streitbeilegung zu verbringen, wird anerkannt, dass sich die Parteien auf Zusammenarbeit und ergebnisorientiertes Handeln konzentrieren sollten. Dies wird allgemein als agiles Contracting bezeichnet und verändert die Art und Weise, wie Verträge verhandelt, entworfen und vor allem verwaltet werden. Hier sind drei gängige Arten von agilen Verträgen:

Sollkosten

In einem Zielkostenvertrag vereinbaren die Parteien einen Endpreis für die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Dieser Preis muss realistisch sein und berücksichtigt die Kosten des Lieferanten für die Herstellung der Ware oder Dienstleistung, beinhaltet das Honorar des Lieferanten, das auf seinen allgemeinen Gemeinkosten basiert und das Risiko für den Lieferanten darstellt. Das grundlegende Ziel dieser Art von Vertrag ist es, den Lieferanten zu motivieren, den Vertrag zu einem niedrigeren Preis als den Zielkosten zu erfüllen.
Für den Fall, dass der Lieferant in der Lage ist, weniger als die geplanten Kosten auszugeben, beteiligen sich beide Vertragsparteien an den Einsparungen. Sollte der Lieferant jedoch die angestrebten Kosten überschreiten, teilen sich beide Parteien die finanzielle Belastung. Dies wird als Schmerz oder Verstärkungsmechanismus bezeichnet. Die gegenseitigen Einsparungen im Szenario der Ausgabenüberschreitung oder die gemeinsamen Beiträge im Szenario der Ausgabenüberschreitung sollen die Gesamtkosten des Vertrages niedrig halten.
Wenn der Lieferant das gesamte Risiko übernehmen müsste, dann wären die prognostizierten Zielkosten wahrscheinlich deutlich höher. Da jedoch beide Parteien im Wesentlichen gemeinsam für jede Kostenüberschreitung bestraft werden, kann der Lieferant einen niedrigeren Zielpunkt berücksichtigen. Darüber hinaus besteht ein tatsächlicher finanzieller Anreiz, effizienter zu arbeiten und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu finden. Obwohl es ein Kostenziel gibt, ist Flexibilität eingebaut und die Vermeidung von zu harten Auswirkungen, die den Kern eines agilen Vertrags ausmachen.

Inkrementelle Lieferung

In einem inkrementellen Liefervertrag sind in der Vereinbarung festgelegte Prüfpunkte festgelegt. Dadurch kann ein längeres Projekt grundsätzlich in mehrere verschiedene Mini-Projekte aufgeteilt werden. Zu jedem Zeitpunkt der Überprüfung können die Parteien die Leistung bis zu diesem Zeitpunkt bewerten und entscheiden, ob sie die Vereinbarung ändern, wie geplant fortfahren oder ganz beenden wollen. Diese Methode wird häufig für die Entwicklung von Software und anderen technologischen Werkzeugen verwendet, da der inkrementelle Ansatz eine schrittweise Entwicklung des benötigten Produkts ermöglicht.

Natürlich wäre es ungerecht, wenn der Lieferant etwas schaffen würde, für das er nie entschädigt wird, so dass die wertvollsten Komponenten des Systems für den sofortigen Einsatz und Nutzen bereitgestellt werden sollen. Dann werden mit jedem weiteren Schritt einfach weitere Funktionen und Werkzeuge hinzugefügt, um den Gesamtwert des jeweiligen Produkts weiter zu steigern. Dies beinhaltet wiederum ein hohes Maß an Flexibilität und ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen anstelle eines festen Zeitrahmens mit konkreten Anforderungen.

Zeit und Materialien

Der vielleicht einfachste der agilen Verträge ist die Zeit- und Materialvereinbarung. Diese Art von Vertrag funktioniert genau so, wie es klingt, denn der Lieferant wird für die Zeit bezahlt, die er für die Erstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung aufgewendet hat, sowie für die Materialien, die bei der Erstellung und Lieferung verwendet wurden. Selbstverständlich wird der Lieferant sicherstellen wollen, dass er seine Zeit und sein Material effizient einsetzt, um die Gesamtkosten des Vertrages so gering wie möglich zu halten, da dies dazu beiträgt, die Langlebigkeit der Vertragsbeziehung zu erhalten.

In einigen Fällen können die Parteien eine gedeckte Form dieser Vereinbarung umsetzen wollen, so dass die Gesamtkosten an einem bestimmten Punkt begrenzt werden. Dies fördert die Effizienz und schützt den Käufer vor möglichen überhöhten Kostenüberschreitungen. Zugegeben, die gekappte Version unterdrückt die Flexibilität und damit die Agilität, die mit einem Zeit- und Materialvertrag verbunden ist, aber sie ist immer noch weniger starr als der traditionelle Festpreis, Umfang oder die Laufzeitart der Vereinbarung.

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