Wir führen Microsoft 365 von Anfang an mit Spielregeln ein. Fehlen sie, läuft es nach dem Rollout oft so: Teams ist eingeführt, das Kick-off gehalten. Und trotzdem entscheidet sich das Wichtigste in privaten Chatverläufen. Die eine Datei existiert in drei Versionen an drei Orten. Wenn es brennt, klingelt das Telefon, weil niemand mehr weiß, wo die Antwort eigentlich stehen sollte.
Microsoft 365 löst kein einziges dieser Probleme von selbst. Teams, SharePoint, Planner und OneDrive können viel. Aber solange nicht vereinbart ist, wer wo kommuniziert, wo Wissen abgelegt wird und wer wofür verantwortlich ist, entsteht ein Nebeneinander aus alten Gewohnheiten und neuen Werkzeugen. Die Lizenz kostet trotzdem, nur die Wirkung bleibt aus.
Das Naheliegende wäre, ein paar Regeln zu vereinbaren. In der Praxis scheitert das meistens an derselben Stelle: Es bleibt bei einer mündlichen Absprache im Meeting, an die sich nach zwei Wochen niemand mehr erinnert. Es fehlt also keine neue Idee. Es fehlt ein Referenzpunkt, auf den man zurückkommen kann.
Der Unterschied zwischen „wissen wir eigentlich alle" und „machen wir tatsächlich" ist in den meisten Teams erstaunlich groß.