Routine
KI als Zusatzfenster
Das Tool läuft neben der Arbeit her statt in ihr. Wer es nutzen will, muss seinen Ablauf jedes Mal selbst umbauen. Die meisten lassen es nach der dritten Woche.
Beratung · KI-Integration
KI kauft man nicht. Man integriert sie.
Zwischen einer gekauften Lizenz und einer veränderten Arbeitsweise liegt Arbeit: an Routinen, an Regeln, an Rollen. Genau diese Arbeit ist unser Beratungsfeld. Wir bauen KI dort ein, wo Ihre Teams täglich arbeiten: in Kommunikation, Zusammenarbeit und Prozesse. Toolneutral, mit Mitbestimmung und Datenschutz von Anfang an.
Toolneutral
Routinen statt Rollout
Dokumentierte Messung
Das Muster
Der Rollout war erfolgreich. Verändert hat sich wenig.
Wir kennen dieses Muster aus 20 Jahren Einführung digitaler Arbeitsweisen, von SharePoint über Teams bis Copilot: Das Werkzeug ist da, die Arbeitsweise bleibt die alte. Bei KI wiederholt es sich gerade, nur schneller.
Fläche
Inseln statt Organisation
Ein Team automatisiert beeindruckend, drei schauen zu. Das Wissen hängt an einzelnen Personen und verschwindet mit ihnen aus dem Projekt, dem Bereich oder dem Unternehmen.
Regeln
Die Policy lebt im Intranet
Ein Regelwerk existiert, aber niemand arbeitet danach. Es wurde neben den Teams geschrieben statt mit ihnen, und es beantwortet die Fragen nicht, die im Alltag auftauchen.
Was wir konkret tun
Vier Arbeitsfelder, ein Ziel: Routinen, die bleiben
Wir arbeiten team- und prozessnah, nicht auf Folienebene. Jede Etappe hat einen klaren Schnitt: eine Routine, ein Team, ein überprüfbares Ergebnis.
Arbeitsroutinen umbauen
Team für TeamWir nehmen die wiederkehrenden Abläufe eines Teams auseinander und bauen sie mit KI neu zusammen: Meeting-Nachbereitung, Dokumentation, Recherche, Serviceprozesse. Pilotiert im echten Betrieb, nicht im Labor.
Regelwerk in Kraft setzen
Von Papier zu PraxisAus dem Regelwerks-Entwurf wird gelebte Praxis: abgestimmt mit Betriebsrat und Datenschutz, erklärt in den Teams, verankert in den Abläufen. Eine Policy wirkt erst, wenn sie Alltagsfragen beantwortet.
Befähigen, wo die Arbeit passiert
MultiplikatorenStatt alle in den Schulungsraum zu schicken, bauen wir Können dort auf, wo es gebraucht wird: mit Multiplikatoren, Sprechstunden und Fallarbeit. Für die Breitenbefähigung gibt es unseren Workshop KI im Arbeitsalltag.
Wirkung nachhalten
NachweisJede umgebaute Routine bekommt eine dokumentierte Messung. Liegt ein KI-Wirkungs-Check vor, dient seine Erhebung als Vergleichspunkt. So sehen Sie, was die Integration verändert hat, und was nicht.
Anwendungsfelder
Wo KI-Integration im Alltag ansetzt
Kommunikation
Meetings & Teamkommunikation
Vorbereitung, Protokolle, Nachverfolgung: der Bereich mit der meisten wiederkehrenden Arbeit und oft dem schnellsten Effekt.
Wissen
Dokumentation & Wissensarbeit
Berichte, Zusammenfassungen, Wissensablage: KI-gestützte Routinen, die Suchzeiten senken und Qualität vereinheitlichen.
Prozesse
Service- & Verwaltungsprozesse
Wiederkehrende Vorgänge mit klaren Regeln: hier entscheidet sich, ob KI Einzelfälle beschleunigt oder ganze Abläufe trägt.
Rahmen
Governance & Regelwerk
Nutzungsregeln, Verantwortlichkeiten, Mitbestimmung: der Rahmen, der aus Duldung eine belastbare Grundlage macht.
Wir arbeiten toolneutral. Viele unserer Kunden leben in einer Microsoft-365-Umgebung, unserem Kerngeschäft seit 20 Jahren: Für die Werkzeugseite arbeiten wir eng mit unserer Modern-Work-Beratung zusammen.
Der Weg dorthin
Am besten beginnt Integration mit einer Messung
Sie können direkt mit uns in die Integration einsteigen, das Erstgespräch klärt dann die Ausgangslage. Den belastbareren Start liefert der KI-Wirkungs-Check: Er zeigt vorher, welche Routinen den Umbau lohnen.
Stufe 1: KI-Wirkungs-Check
Diagnose · 2 bis 4 WochenBelegtes Lagebild über sechs Dimensionen: was KI heute bewirkt, was sie blockiert, was sie noch kann. Mit priorisierten Handlungsfeldern als Startpunkt der Integration.
Zum KI-Wirkungs-CheckStufe 2: KI im Arbeitsalltag
BefähigenWenn zuerst die Menschen dran sind: der Performance-Workshop befähigt Teams an eigenen Use Cases und legt gemeinsame Leitplanken fest.
Zu KI im ArbeitsalltagStufe 3: KI-Integration
Integrieren · Sie sind hierDie priorisierten Handlungsfelder werden umgesetzt: Routinen umgebaut, das Regelwerk in Kraft gesetzt, die Veränderung dokumentiert nachgehalten.
Nicht jede Organisation braucht alle drei Stufen. Stufe 1 und 3 lassen sich auch als ein Auftrag mit klarem Leistungsgegenstand bündeln, für Organisationen, die Diagnose und Umsetzung aus einer Hand wollen.
Warum prosma
Integration ist unser Handwerk, KI der jüngste Anwendungsfall
Erfahrung
250+ Organisationen
Seit 20 Jahren führen wir digitale Arbeitsweisen ein, unter anderem in der genossenschaftlichen FinanzGruppe. Die Lücke zwischen gekauftem Werkzeug und veränderter Arbeit ist unser Kerngeschäft, seit es Teams und SharePoint gibt.
Menschen im Fokus
Mitbestimmung als Bestandteil
Betriebsrat und Datenschutz sind bei uns Teil des Vorgehens, nicht sein Hindernis. Das beschleunigt Projekte, weil der häufigste Blocker von Anfang an mit am Tisch sitzt.
Eigene Praxis
Wir arbeiten selbst KI-integriert
Was wir empfehlen, haben wir vorher an uns selbst erprobt. Unsere KI-Richtlinie ist öffentlich und zeigt, nach welchen Regeln wir dabei arbeiten.
Häufige Fragen
Bevor Sie anrufen
Brauchen wir zuerst den KI-Wirkungs-Check?
Nein, aber er lohnt sich: Der Check liefert die Faktenbasis, welche Routinen den Umbau wert sind, und seine Erhebung dient später als Vergleichspunkt. Ohne Check klären wir die Ausgangslage im Erstgespräch und starten mit einer klar geschnittenen Pilotroutine.
Sind Sie an Microsoft gebunden?
Nein. Wir arbeiten toolneutral und empfehlen, was zu Ihrer Umgebung passt. Dass wir die Microsoft-365-Welt aus 20 Jahren Projektarbeit gut kennen, hilft dabei, es verpflichtet uns zu nichts.
Ersetzt das unser Systemhaus oder unsere IT?
Nein. Infrastruktur, Lizenzen und Betrieb bleiben dort, wo sie sind. Wir arbeiten an der Ebene darüber: an Arbeitsweise, Regeln und Adoption. In vielen Projekten arbeiten wir mit der internen IT oder dem Systemhaus zusammen.
Wie lange dauert so eine Begleitung?
Das hängt an der Zahl der Routinen und Teams. Wir arbeiten in klar geschnittenen Etappen mit je einem überprüfbaren Ergebnis; den Umfang legt die Entscheidungsvorlage aus dem Check oder das Erstgespräch fest. Sie können nach jeder Etappe stoppen.