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Scrum Master für ein Content Repository Projekt

28.08.2018 -

Anforderungen/Herausforderungen:

In diesem Projekt sollte ein zentrales Content Repository für die verschiedenen Webseiten aufgebaut werden und das Ganze im Rahmen des Relaunces der neuen Unternehmenswebsite “live” gehen. Aus unterschiedlichen Gründen wurde der Projektstart in der Vergangenheit immer wieder verschoben, ohne jedoch die notwendigen Vorbereitungen in dieser Zeit zu treffen. Als das Projekt dann letztendlich mit einer Verzögerung von ca. 1 1/2 Jahren startete, waren nicht alle benötigten Ressourcen verfügbar (z.B. gab es keine Designer/UX-Ressourcen) und viele technischen Details noch nicht geklärt. Das Team musste also auf Basis von alten Design-Großkonzepten ins “Blaue” entwickeln, wohlwissend, dass das Layout später komplett geändert werden könnte. Die Tatsache, dass die Entwickler aus verschiedenen Dienstleistern und Internen gemischt wurden, machte das nicht leichter.

Hinzu kam, dass der Product Owner und die Entwickler nur über geringfügige bis gar keine Scrum-Erfahrung verfügten und das agile Arbeiten noch ziemlich neu für die gesamte Organisation war. Dieser Umstand hat uns im Laufe des Projektes immer wieder vor große Herausforderungen gestellt (hierarchischer Zugriff auf das Backlog, überstimmte PO-Entscheidungen, direkte Zugriffe auf das Team, Scope-Änderungen, etc.). Krankheitsbedingt und aus organisatorischen Gründen musste das Projekt in seinem Verlauf dazu auch noch drei PO-Wechsel hinnehmen.

 

Vorgehen/Maßnahmen & Ergebnis:

Zu Beginn musste erst einmal ein gemeinsames methodisches Verständnis geschaffen werden. Dazu gehörte nicht nur die Schulung der Teammitglieder sondern auch der Aufbau eines gemeinsamen Mindsets. Hierauf lag erst mal unser Fokus, wohlwissend, dass auch im Unternehmen ein Veränderungsprozess anstand. Durch die Fluktuation in der Product Owner Rolle gestaltete sich der Aufbau eines Product Backlogs etwas schwieriger als normal – und war deshalb unser Prio 1-Thema. Dies geschah unter anderem durch das aktivere Einbinden der Stakeholder und das moderieren der Stakeholder-Termine. Gerade bei den PO-Wechsel war es wichtig, eine bestmögliche und projektstabile Übergabe sicherzustellen (Transparenz, MVP, Scope, Wert). Die Aktzeptanz der Product Owner Rolle zog sich etwas, konnte aber Richtung Projektende so verbessert werden, dass der PO sich wirklich auf die Wertmaximierung fokussieren konnte.

Die Aktzeptanz kam natürlich nicht über Nacht, sondern musste hart erkämpft werden. Wir setzten dafür Mittel aus dem klassischen Projektmanagement ein (wie z.B. ein Risikoregister nach PRINCE2), mit dem wir immer wieder auf Organizational Impediments hinweisen konnten und Entscheidungsprozesse herbeiführten. Das Verständnis auf der Managementebene stieg damit von Sprint zu Sprint und wir konnten die klassische Projektorganisation darüber prima anbinden, ohne die agilen Methoden im Team zu gefährden. Selbst Beschaffungsprozesse wurden am Ende darüber angeschoben, was erstaunlich gut funktionierte.

Aber auch auf der Entwicklerseite war eine intensive Betreuung notwendig. Gerade in den ersten Sprints galt es, die agilen Events wie Sprint Planning, Review und Retrospektiven einzuführen. Mit der Routine, kam die Erfahrung und die Sicherheit, was auch mehrfache Ressourcenwechsel nicht besonders gefährden konnten, da somit die Eingliederung der “Neuen” deutlich einfacher ablief. Regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen unterstützen diesen Prozess natürlich ebenfalls.

Das Projekt konnte letztenendes noch erfolgreich zu Ende gebracht werden, was aber nur durch eine radikale Restrukturierung der ursprünglichen Anforderungen ermöglicht wurde. Die strikte Fokussierung auf wertmaximierende Funktionen im Backlog erwies sich als beste Lösung –  da wir ansonsten das Projektziel nicht mit den vorhanden Ressourcen erreicht hätten.

Kundeninfos

Kunde:Messe München GmbH
Branche:Messen & Events
Projektdauer:1,5 Jahre

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